Jak bezpiecznie archiwizować dokumenty firmowe i urzędowe?

Początek roku to często czas podsumowań dotychczasowych działań biznesowych oraz uporządkowanie tzw. papierologii. Choć coraz częściej przechowujemy dokumenty elektronicznie, to jednak zdarza się, że część z nich musimy mieć w formie papierowej i dostępne do wglądu przez kilka lat. A papier ma to do siebie, że lubi się szybko niszczyć.

Jak w takim razie zarchiwizować fizyczne dokumenty, aby zachowały wszystkie niezbędne informacje przez długi czas? I w jaki sposób pomoże Ci w tym hurtownia Tasiemka? Czytaj dalej!

Dlaczego powinieneś zadbać o właściwe przechowywanie dokumentów?

Mówi się, że „papier przyjmie wszystko” i jest w tym ziarno prawdy. Dokument fizyczny to Twój dowód na ustalenie zasad współpracy, uzyskane koszty, otrzymanie wpłaty czy posiadanie niektórych zasobów, np. mieszkania na własność. Dlatego każdy powinien pomyśleć o właściwej archiwizacji na przyszłość.

Jednak to przedsiębiorcy są głównie zobowiązani do odpowiedniego przechowywania dokumentów firmowych. Wynika to przede wszystkim z:

1. Obowiązków prawnych

Niezachowanie wymogów dotyczących archiwizacji dokumentów może mieć konsekwencje prawne, w tym również kary finansowe. Przykładowo, dokumenty księgowe i podatkowe muszą być przechowywane przez określony czas, najczęściej 5 lat, na wypadek kontroli Urzędu Skarbowego czy ZUS, a dokumentacja dotycząca pracownika to okres nawet 40 lat!

2. Ochrony danych osobowych

Przechowywanie dokumentów w bezpieczny sposób jest kluczowe dla ochrony danych osobowych oraz informacji poufnych, do czego zobowiązuje ustawa o RODO.

3. Ułatwienia dostępu do informacji

Bywa, że do wykonania zadania potrzebne są dane z poprzedniego projektu, np. informacje o kliencie. Dzięki systematycznemu archiwizowaniu dokumentów niwelujesz chaos w dokumentacji, co przekłada się na lepsze zarządzanie czasem i zasobami w codziennej pracy.

Dlatego, jeśli masz własną firmę, nie zwlekaj z uporządkowaniem dokumentów z zeszłego roku i odpowiednio je zabezpiecz! 

Czy tylko działalności gospodarcze są zobowiązane do archiwizacji dokumentów?

Oczywiście, że nie. Fizyczne dokumenty często są także archiwizowane w urzędach, jednostkach kultury (np. w muzeach), a nawet w szpitalach! Jeśli zatem pracujesz także w takich miejscach i jesteś odpowiedzialny za stan tych dokumentów – koniecznie czytaj artykuł dalej i dowiedz się, jak Tasiemka Ci w tym pomoże

Kilka porad na temat prawidłowej archiwizacji i przechowywania dokumentów

Jako hurtownia Tasiemka dbamy nie tylko o dostarczanie artykułów pasmanteryjnych, ale także wspieramy biznesy w ich działaniach. Dlatego podzielimy się z Wami kilkoma wskazówkami na temat archiwizacji i przechowywania, dzięki którym Wasze dokumenty będą bezpieczne przez wiele lat!

Aby archiwizacja była skuteczna, przestrzegaj tych zasad:

• Dokumenty powinny być klasyfikowane według kategorii (np. A – wieczyste, B – czasowe).
• Indeksowanie pozwoli Ci na łatwe wyszukiwanie dokumentów.
• Regularne przeglądy stanu dokumentów pomogą Ci w ich selekcji i sprawdzeniu ich ważności.

Pamiętaj, że dokumenty powinny być przechowywane także w odpowiednich warunkach, aby zminimalizować ryzyko ich uszkodzenia:

• Przechowuj dokumenty w suchym miejscu o stałej temperaturze, aby zapobiec pleśni i niszczeniu papieru.
• Unikaj bezpośredniego światła słonecznego, które może prowadzić do blaknięcia i uszkodzenia dokumentu.
• Używaj zamykanych szaf lub pomieszczeń do przechowywania dokumentów, aby chronić je przed kradzieżą lub zniszczeniem.

Dlatego najlepszym rozwiązaniem na przechowywanie dokumentacji są teczki, segregatory oraz pudła archiwizacyjne, które przewiążesz, aby utrzymać papiery w jednym miejscu. I tu na pomoc przychodzi właśnie hurtownia Tasiemka.

Zadbaj o bezpieczeństwo dokumentów z hurtownią Tasiemka

Niezbadane są wyroki biznesu i okazuje się, że hurtownia pasmanteryjna może dostarczyć Ci niezbędne elementy do właściwej archiwizacji dokumentacji firmowej czy urzędowej. W naszym asortymencie znajdziesz wiele taśm, które skutecznie ochronią Twoje dokumenty przed zniszczeniem i pomieszaniem przez wiele lat. 

Dlaczego jeszcze warto postawić na artykuły od Tasiemki? Nasze taśmy i sznury przydają się szczególnie, gdy w segregatorze zaczyna brakować miejsca na dokumenty. Wtedy warto przewiązać dokumenty i zapakować w karton do archiwizacji.

Poza tym pozostaje jeszcze kwestia niszczenia nieaktualnych dokumentów. Niestety zapakowane papiery w tzw. koszulki będą Cię kosztowały dodatkową pracę w takim przypadku, ponieważ żadna firma nie weźmie takich dokumentów do zniszczenia. Dlaczego? Kwestia ochrony środowiska – jeśli wszystkie materiały użyte do archiwizacji są naturalne, wtedy można je zniszczyć poprzez spalenie. Dlatego, gdy dokumenty masz zabezpieczone sznurkiem lub sznurowadłem bawełnianym, bez problemu wszystko nadaje się do spalenia od razu. 

Wśród najczęściej wybieranych przez firmy produktów są m.in.:

• Taśma bawełniana bobinka: bawełniana i łatwa w wiązaniu. 
• Taśma odzieżowa: wąska i dostępna w różnych kolorach. 
• Igły: do łatwiejszego nawlekania.
• Dratwa: solidna i wytrzymała. 
• Sznurek jutowy: o naprawdę mocnym splocie 
• Sznurowadła: proste i praktyczne rozwiązanie.