Jaką włóczkę polecamy na wiosenno- letnie robótki? Summer Faschion – inspiracje
Jak przechowywać dokumenty, archiwizacyjne sposoby na dokumenty
Jak przechowywać, archiwizować dokumenty? Za nami kolejny rok, remanent i zamknięcie finansowe.
Każdy biznes ma na co dzień do czynienia z dokumentami.
Papiery – dokumenty nieodłączna część prowadzenia działalności. Korespondencja, sprawozdania, raporty, faktury, rejestry, akta osobowe, ustawy, regulacje i inne owoce biurokracji.
Ważne, aby były kompletne i uporządkowane według jasno wydzielonych kryteriów.
ŁAD DOKUMENTACYJNY
Czym powinna się charakteryzować dobra organizacja:
- pozwala łatwo odnaleźć szukaną informację
- łatwo do niej możesz dołączyć nowe dokumenty
- ma logiczne kategorie
- pozwala łatwo pokierować drugą osobę podczas poszukiwania dokumentu. 🙂
Przechowywanie dokumentów
Co wykorzystujemy do przechowywania dokumentów? Jeśli przechowujemy dokumenty długoterminowo i zależy nam na ich dobrej kondycji, nie powinny one mieć kontaktu z elementami metalowymi, jak w niektórych skoroszytach. Przechowywanie dokumentów w foliowych koszulkach też niesie ryzyko przyklejenia dokumentu do koszulki i grozi jego zniszczeniem.
To jak przechowywać dokumenty bezpiecznie i trwale?
Możemy wykorzystać gotowe wąsy archiwizacyjne wykonane z tworzywa , teczki archiwizacyjne, pudła kartonowe, segregatory one sprawdzają się przy dokumentach używanych często i na bieżąco.
Ale mamy też dla Ciebie kilka tasiemkowych pomysłów! Tak archiwizujemy dokumenty DIY, praktyczne porady, które sami stosujemy w Hurtowni.
Nie polecamy ich do przechowywania ważnych dokumentów, takich jak akta notarialne, ale idealnie nadają się do przechowywania Faktur, z którymi w handlu mamy do czynienia.
Dokumenty należy przygotować, za pomocą dziurkacza zrobić otwory, w które później przewiążemy:
Sposób 1.
Sznurowadłem bawełnianym lub woskowanym. Sznurówki mają na końcach sztywną końcówkę, więc łatwo jest je przełożyć i zawiązać
U nas ten sposób sprawdza się rewelacyjnie .
Końcówka sznurowadła pozwala bez problemu na przełożenie sznurówki przez dziurki w dokumencie, prosto i szybko.
Nie zależnie od ilości dokumentów
Sposób 2.
Sznurkiem bawełnianym 3mm dobrze nadaje się do wiązania dokumentów, ale warto wtedy zrobić przy nim końcówki, które ułatwia nam przekładanie go przez dokumentację.
Jak zrobić sztywne końce taśmy bawełnianej lub sznurka bawełnianego czy dratwy?
Potrzebujesz:
- plastikową słomka
- nożyczki
- zapalniczka do ogrzania
Uwaga nie rób tego w pobliżu ważnych dokumentów! Warto sznurki przygotować wcześniej w bezpiecznej odległości od łatwopalnej dokumentacji. 🙂
Krótka instrukcja na przykładzie sznurka bawełnianego 3mm:
- utnij sznurek na o odpowiedniej długości
- następnie przygotuj kawałek słomki około 2 cm długości 2 szt.
- końce sznurka wkładamy w kawałek słomki i podgrzewamy zapalniczką
- delikatnie podgrzaną końcówkę przyciśnij
Nie poparz palców, wystarczy delikatnie podgrzać słomkę nad płomieniem, aż stanie się plastyczna.
Słomka wtapia się w sznurek i tworzy sztywny koniec, który łatwo przełożyć przez przedziurkowane dokumenty. Tak wygląda gotowy sznurek.
Sposób 3.
Idealnie nadaje się także taśma bawełniana — bobinka jej szerokość 5 mm. Aby ją przełożyć, przyda się długa igła z większym okiem.
Dostępna w kolorze białym i czarnym. Taśma jest na szpuli, więc możemy uciąć dowolna długość.
Jeśli nie masz igły, wypróbuj sposób zaprezentowany powyżej ze sznurkiem bawełnianym. Nie wygląda może zbyt estetycznie, ale znacząco ułatwia przekładanie tasiemki przez dokumenty.
Sposób 4.
Można też użyć naturalnego sznurek dratwa – sznurek wędliniarski, można go przekładać za pomocą igły lub zrobić usztywniane końce ze słomki. Ta metoda pozwala na dowolny rozmiar/długość sznurka do wiązania.
Te materiały nie wpływają negatywnie na przechowywanie papieru, są naturalne.
Tak powiązane dokumenty można przechowywać w zbiorczych pudłach kartonowych do archiwizacji. Warto je posegregować na kategorie np. Faktury przychodzące, Faktury sprzedażowe, spinać miesiącami a kartony układać rocznikami.
Czasem tak się zdarza, że faktury z danego okresu np. Miesiąca nie mieszczą się w jednym segregatorze, a jeśli segregator jest przepełniony często się psuję. W przypadku wiązania dokumentów nie mamy limitu, zależy to głównie od długości sznurka/taśmy jaki przygotujemy. Możemy wiązać małe pliki, jak i wielkie sterty papieru 🙂
Może nasze sposoby przydadzą się Tobie i ułatwią archiwizację, pomogą ogarnąć kilogramy papieru, który każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać je przez dłuższy czasu.